Arxivar Next, il Software di Archiviazione Documentale

Arxivar Next è il software documentale perfetto per gestire tutte le informazioni e i processi aziendali, nonché per ottimizzare l’efficienza operativa delle informazioni, dei flussi aziendali e dei processi amministrativi.

Attraverso un’unica piattaforma hai la possibilità di gestire tutte le esigenze aziendali sfruttando le funzionalità più innovative come collaboration, mobile working e customer experience.

Vediamo allora nel dettaglio cos’è Arxivar Next, come funziona e come utilizzarlo al meglio.

Caratteristiche di Arxivar Next:

Il Software per la gestione documentale Arxivar Next presenta alcune caratteristiche che lo rendono particolarmente indicato per una efficiente gestione delle informazione e dei flussi aziendali.

Ecco le principali:

–Centralizzazione: tutte le informazioni vengono centralizzate e ogni azienda ha la possibilità di gestire i flussi di lavoro in modo fluido e ottimizzato.

–Personalizzazione: Arxivar mette a disposizione dell’utente strumenti custom per personalizzare a proprio piacimento le funzionalità di ogni dispositivo, sia su IOS che su Android.

–Sicurezza: l’integrità e la sicurezza di ogni dispositivo sono sempre garantite attraverso i giusti parametri di riservatezza, ogni utente avrà la possibilità di controllare e revisionare tutte le modifiche effettuate.

–Ricerca avanzata: in pochi passi e pochi click è possibile effettuare le ricerche su tutti i campi del documento: allegati, annotazioni e dati anagrafici del mittente/destinatario.

–Collaboration tool: la comunicazione e l’interazione tra colleghi, clienti e fornitori è resa sempre più facile e rapida grazie alla chat integrata e i link sharing di Arxivar.

–Report & Dashboard: attraverso questo modulo ogni azienda ha la possibilità di monitorare ed effettuare un’analisi dettagliata di tutte le performance dei processi e delle singole attività migliorando notevolmente l’efficienza operativa.

–Workflow documentali: Arxivar gestisce le diverse procedure tramite le quali un documento viene acquisito, creato, firmato, protocollato e conservato, offrendo dunque una efficiente gestione del ciclo di vita del documento.

–Conservazione sostitutiva: attraverso la semplificazione della gestione e del monitoraggio del processo produttivo ogni azienda avrà la possibilità di avviare un progetto di conservazione elettronica.

–Firma elettronica: Arxivar offre diverse soluzioni per la firma elettronica attraverso le quali, in base alle esigenze di sicurezza e di utilizzo, ogni utente può gestire in modo full digital ciascuno step di approvazione.

Soluzioni per la firma elettronica di Arxivar

La firma elettronica rappresenta un alleato fondamentale per la digitalizzazione dei processi aziendali e offre solidità dal punto di vista legale. Con il software Arxivar Next, sarà possibile optare per tre diverse tipologie di firme elettronica ciascuna da utilizzare in base al contesto specifico:

• La firma elettronica semplice garantisce sicurezza e integrità del documento firmato, ma è adatta soltanto per situazioni specifiche, come la firma di documenti di trasporto (DDT), la conferma di presa visione, oppure per ordini e conferme d’ordine.
• La firma elettronica avanzata, al contrario, viene generata tramite strumenti che consentono di verificare l’identità del firmatario e di garantire l’integrità del documento. Questo la rende adatta per contratti relativi a beni mobili, documentazione sanitaria e contratti bancari o assicurativi.
• La firma elettronica qualificata, la più sicura e affidabile, può essere utilizzata in qualsiasi situazione. Richiede un dispositivo specifico e un certificato qualificato che ne attesta l’autenticità e l’integrità dei documenti firmati. E’ particolarmente indicata per la fatturazione elettronica, contratti di locazione di beni immobili con durata superiore a nove anni, e per contratti o atti di compravendita e rendita di beni immobili.

Arxivar Next: vantaggi

Grazie alle sue caratteristiche, Arxivar Next è in grado di assicurare diversi vantaggi:

–Multidevice: archivia e accedi alle informazioni da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.

–Workflow designer: componi i tuoi processi trascinando gli elementi dei workflow senza scrivere i codici, assicurandoti chiarezza, facilità e immediatezza.

–Integrazioni: all’interno di Arxivar Next è presente l’integrazione nativa con la suite Office 365, oltre alla possibilità di utilizzare plug-in personalizzati, hai la possibilità di utilizzare un’unica scrivania elettronica per il tuo lavoro.

Affidarsi ad Arxivar Next è la scelta perfetta per contribuire in modo positivo a migliorare l’efficienza operativa, ottimizzare la gestione dei documenti e facilitare la comunicazione e lo scambio di informazioni tra colleghi, clienti e fornitori tramite la chat e i link di sharing.

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